ทำไมผู้สอบบัญชีต้อง "ยืนยันยอดลูกหนี้" ทั้งที่ลูกค้าจ่ายเงินแล้ว?

ผู้สอบบัญชีเลือกยืนยันยอดลูกหนี้รายไหนบ้าง?

หลักการที่ผู้สอบบัญชีใช้ในการเลือกรายชื่อลูกหนี้ที่จะส่งหนังสือยืนยันยอดคือ:

• เน้นยอดใหญ่เป็นหลัก: จะขอรายละเอียดลูกหนี้รายตัวทั้งหมด จากนั้นจะเรียงจากยอดใหญ่ไปเล็ก และเลือกส่งรายชื่อที่มี ยอดคงค้างสูง เพื่อให้ครอบคลุมยอดส่วนใหญ่ของลูกหนี้ทั้งหมดในงบการเงิน

• ใช้การสุ่มเลือก: หากรายชื่อลูกหนี้ยอดใหญ่ยังไม่ครอบคลุมเพียงพอ ผู้สอบบัญชีอาจใช้วิธีสุ่มเลือกรายชื่อลูกหนี้เล็กๆ เพิ่มเติม เพื่อให้มั่นใจในผลการตรวจสอบ

ทำไมต้องส่งหนังสือยืนยันยอด? ดูการรับชำระเงินหลังวันสิ้นงวดไม่พอเหรอ?

การตรวจสอบรายการรับเงินจากลูกหนี้ที่เกิดขึ้นหลังวันสิ้นงวดเป็นหลักฐานที่ใช้ได้ส่วนหนึ่ง แต่ยังไม่เพียงพอต่อการตรวจสอบที่เข้มข้น สิ่งที่ผู้สอบบัญชีได้รับจากการส่งหนังสือยืนยันยอดคือ หลักฐานความน่าเชื่อถือที่สุดที่ยืนยันความมีอยู่จริงของลูกหนี้ เพราะมันเป็นหลักฐานจากบุคคลภายนอก

• ยืนยัน "ความมีอยู่จริง" (Existence): หนังสือยืนยันยอดที่ลูกหนี้ส่งกลับมาโดยตรงถึงผู้สอบบัญชี ถือเป็นหลักฐานจากบุคคลภายนอกที่น่าเชื่อถือที่สุดว่า "ลูกหนี้รายนี้มียอดหนี้คงค้างอยู่จริง" ไม่ผ่านมือบริษัทลูกค้าเลย

• ตรวจสอบการตัดยอดที่ถูกต้อง (Cut-off): การรับเงินหลังวันสิ้นงวดไม่ได้ตอบโจทย์เรื่องการตัดยอดเสมอไป เพราะอาจมีบางกรณีที่บริษัทออกบิลแจ้งหนี้/รับรู้เป็นรายได้และลูกหนี้ไปแล้ว ทั้งที่จริงแล้วสินค้า/บริการยังไม่ได้ถูกส่งมอบ ณ วันสิ้นงวด

ดังนั้น การส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้สอบบัญชีสามารถแสดงความเห็นต่องบการเงินได้อย่างมั่นใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของความมีอยู่จริงและความถูกต้องของการรับรู้รายได้และลูกหนี้นั่นเอง

ดาวน์โหลด Template Excel หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ และคำแนะนำการใช้งาน!

เพื่อให้ผู้สอบบัญชี ผู้ประกอบการและนักบัญชีทำงานได้ง่ายขึ้น W93 เราได้จัดทำ Template Excel สำหรับเตรียมข้อมูลยืนยันยอดลูกหนี้ ที่สอดคล้องกับแบบฟอร์ม Positive Confirmation ให้คุณนำไปใช้ได้ทันที

Template นี้ช่วยคุณเตรียมข้อมูลสำคัญเพื่อส่งต่อให้ผู้สอบบัญชีได้อย่างรวดเร็ว เพียงแค่อัพเดทข้อมูลของบริษัท และ ข้อมูลลูกหนี้ที่จะส่งคอนเฟิร์มตาม text สีน้ำเงิน
[LINK ตัวอย่าง template หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้]

สิ่งที่อยากย้ำเตือน นั่นคือ เรื่องช่องทางการตอบกลับ โปรดอย่าลืมย้ำเตือนให้ลูกหนี้ ส่งกลับไปยังผู้สอบบัญชีโดยตรง ตามอีเมลที่ระบุในหนังสือ (เช่น AUDITOR@W93BUSINESSPARTNERS.COM) และก็อย่าลืมกำหนดระยะเวลาที่เราต้องการให้ลูกนี้ตอบกลับมาด้วย

การใช้ Template ที่ถูกต้องจะช่วยลดความผิดพลาดในการเตรียมข้อมูล และทำให้กระบวนการตรวจสอบบัญชีของคุณเดินหน้าไปอย่างราบรื่นและรวดเร็วขึ้นค่ะ!

หวังว่าโพสต์นี้จะช่วยเคลียร์ประเด็นสำคัญในงานบัญชี/สอบบัญชีให้ชัดเจนขึ้นนะคะ! แล้วเจอกันใหม่ใน TikTok/Blog ของ W93 Business Partners!